Come gli Agenti AI seguono l'ordine di acquisto per tutta la sua vita: lo preparano dal fabbisogno di produzione, sorvegliano la casella acquisti e incrociano quello che arriva con quello che era stato ordinato e con quello che viene fatturato.
La schermata di controllo con dati di esempio: posta, ordini aperti ed entrata merce a confronto con le fatture, come si presentano a un ufficio acquisti.
Il fabbisogno esce dalla commessa o dalla scorta sotto soglia. Da lì in avanti passa tutto da email: l'ordine al fornitore, la conferma, il sollecito, l'avviso di spedizione.
Dal fabbisogno fino alla fattura ogni passaggio viene letto, confrontato con l'ordine e riportato nel vostro gestionale, nel formato che lui si aspetta.
Quelli che filano si aggiornano da soli. Gli altri arrivano con il motivo scritto accanto e la differenza già calcolata.
Il ciclo di acquisto non è un passaggio solo: sono quattro, e in ognuno si perde tempo per un motivo diverso.
Dalla distinta base della commessa o dalla scorta sotto soglia esce che cosa serve, quanto e per quando. L'Agente prepara l'ordine con il fornitore abituale, il listino in vigore e il lead time reale, non quello scritto in anagrafica tre anni fa.
Approva il buyerIl fornitore risponde come gli pare: PDF, testo nella mail, scansione. L'Agente legge, confronta riga per riga con l'ordine e scrive nel gestionale la data e il prezzo che il fornitore ha davvero confermato.
Interviene solo se cambia qualcosaSe dopo qualche giorno la conferma non arriva, o se la data confermata slitta, l'Agente prepara il sollecito e mette accanto l'impatto: quale commessa si ferma e di quanto.
Decide chi gestisce la commessaQuello che entra in magazzino viene confrontato con l'ordine, e la fattura con tutti e due. Consegne parziali, quantità in più e prezzi diversi da quelli concordati si fermano prima del pagamento.
Autorizza l'amministrazioneIl passaggio 2 e il passaggio 4, presi da soli, hanno ognuno una pagina dedicata: il controllo delle conferme d'ordine e la riconciliazione a tre vie. Qui si vede come stanno insieme.
Il flusso che guida le decisioni, e le schermate dove si controlla il risultato.
Dal fabbisogno di commessa alla fattura autorizzata, con i punti in cui l'Agente si ferma e chiama una persona.
Vedi il flusso passo per passo →Conferme, solleciti, avvisi di spedizione e listini: che cosa l'Agente ha capito di ogni email e che cosa ne ha fatto.
Apri la posta acquisti →Data richiesta e data confermata una accanto all'altra, con la commessa che si ferma se il fornitore slitta.
Apri gli ordini aperti →Ordinato, arrivato e fatturato sulla stessa riga: quello che non torna si ferma prima del pagamento.
Apri il controllo →L'impatto sul ciclo di acquisto di un'azienda metalmeccanica con 180 fornitori attivi.
Ogni scostamento resta scritto. A fine anno sapete quali fornitori confermano e rispettano, quali slittano di continuo e quali ritoccano i prezzi sperando che nessuno guardi. Non è una sensazione dell'ufficio acquisti: è un indice di affidabilità costruito sui documenti, e il giorno della rinegoziazione sta dalla vostra parte del tavolo.
Azienda e dati sono un esempio costruito per mostrare il funzionamento. I numeri qui sopra sono l'ordine di grandezza osservato su processi analoghi, non una media certificata.
